Workshop đang là một trong những thuật ngữ rất nóng trong ngành nghề marketing nói chung và nhiều ngành nghề khác nói riêng. Liệu rằng bạn đã từng nghe tới cụm từ này chưa. Và bạn có thực sự hiểu workshop là gì không? Workshop có những lợi ích gì và vì sao workshop lại nóng tới vậy không.
Vì vậy trong bài viết ngày hôm nay, nhà hàng Buffet Sen Hồ Tây sẽ chia sẻ tới bạn tất cả những tri thức liên quan tới workshop, trong đó có cả những tri thức rất ít người biết về thuật ngữ này. Cùng theo dõi bài viết nhé.
Tìm hiểu Workshop là gì?
Workshop được hiểu được giản là “work” tại một “shop”. Và đây thực chất là một phương thức học tập ngoại khóa mang tính “mở” rất cao.
Thay vì những bạn ngồi trong lớp, nghe giảng viên giảng bài rồi tiếp thu một cách thụ động từ đặt vấn đề cho tới khắc phục vấn đề, rồi cuối cùng là rút kinh nghiệm, thì với Workshop, bạn sẽ là người “work” liên tục, chủ động trong mọi tình huống, trong mọi khâu.
Từ “Shop” có thể là một xưởng với đầy đủ dụng cụ cho những bạn làm việc hoặc là một khu vực có đủ những điều kiện thuận lợi tương đương với xưởng nhưng phối hợp với những yếu tố khác như cảnh quan, âm thanh, giao tiếp,…
Thông thường, khi tới một buổi workshop, bạn sẽ được những diễn giả chia sẻ về một ngành nghề cụ thể, sau đó bạn có thể đặt thắc mắc liên quan để nhận được trả lời từ diễn giả và những người cùng tham gia.
Workshop cũng là thời cơ để mọi người cùng thực hành, cùng thảo luận và thiết lập những mối quan hệ. Workshop có thể là một hoặc một chuỗi buổi học, có số lượng người tham gia không giới hạn, tùy thuộc vào khả năng tổ chức của đơn vị đại diện.
Thời gian diễn ra Workshop là bao lâu
Thông thường những nguồn workshop kéo dài từ 2 tới 4 tiếng, bao gồm 2 phần chủ yếu đó là: phần diễn thuyết của khách mời và phần hỏi đáp.
những buổi workshop tại Việt Nam ngày nay đang diễn ra ngày càng nhiều và có xu thế đa dạng ngành nghề hơn, từ kinh doanh tới marketing, công nghệ, giáo dục, nghệ thuật…
nếu như như trước đây những workshop thường mang tính huấn luyện, huấn luyện cho nhân viên trong một tổ chức thì ngày nay workshop được xem là thời cơ để tham khảo, chia sẻ và kết nối nhiều hơn.
Số lượng người tham gia Workshop
Không có một giới hạn nào về số thành viên tối đa trong một buổi workshop, từ chỉ có mười mấy người tới những sự kiện lớn có thể lên tới hàng trăm người. Tất cả phụ thuộc tương đối nhiều vào khả năng của đơn vị tổ chức như là về nội dung hoặc không gian.
Và không gian tổ chức có thể là không gian kín hoặc mở, nhưng cần đủ rộng rãi, thoải mái cho những thành viên trao đổi, networking, teamwork,…
Lợi ích khi tham gia workshop
Workshop là nơi để tham khảo và thực hành
tới workshop bạn sẽ được tiếp cận với tri thức của ngành nghề bạn quan tâm. Những tri thức này không mang tính sách vở lý thuyết mà thường có tính thực tế cao, do được chia sẻ bởi những diễn giả có thương hiệu và có những thành công nhất định.
Không chỉ thu nhận tri thức từ diễn giả, bạn còn có thời cơ tiếp cận nhiều ý kiến thú vị từ những người cùng tham gia.
Tìm kiếm đối tác, mở rộng những mối quan hệ
Một trong những lợi ích tuyệt vời nhất của workshop là khả năng mở rộng mạng lưới networking cho mỗi tư nhân. tới workshop bạn sẽ gặp những người có chung mối quan tâm với mình.
Họ không chỉ mang tới cho bạn những chia sẻ hay mà còn là những đối tác tiềm năng trong công việc. những doanh nghiệp thường cử đại diện tới workshop với mong muốn tìm kiếm những đối tác tiềm năng trong ngành nghề kinh doanh của mình trong những workshop có quy mô lớn.
Tiết kiệm kinh phí marketing cho những doanh nghiệp
Nhiều doanh nghiệp tổ chức workshop như một cách thức để tập hợp những khách hàng tiềm năng, những nhà đầu tư, những đối tác. Workshop chính là một phương thức thích hợp để truyền đạt tri thức, thông tin, từ đó tạo dựng niềm tin và thuyết phục họ.
Tại một buổi workshop do doanh nghiệp tổ chức, người tham gia có thời cơ được trải nghiệm sản phẩm trong một không gian được thiết kế rất nhiều năm kinh nghiệm.
những phương thức workshop phổ biến
Workshop chia sẻ tri thức
Những buổi workshop này thường đưa ra một chủ đề được rất nhiều người quan tâm, một quan niệm hoặc một vấn đề chưa có lời trả lời xác thực để mọi người cùng bàn luận.
Trong những workshop như thế này thì diễn giả là người có vai trò quan trọng nhất, họ phải là người có uy tín, có thương hiệu thực tế và có những thành công được cộng đồng xác nhận.
ngày nay khởi nghiệp, công nghệ, kinh doanh, marketing và tâm lý đang là những ngành nghề với số lượng workshop phong phú nhất.
Workshop thiên về thực hành
Workshop thiên về thực hành thường là những workshop trong ngành nghề kĩ thuật, thủ công, nghệ thuật, tâm lý. Bạn sẽ được tự tay làm ra một sản phẩm, một tác phẩm, hoặc thực hành một kĩ năng nào đó.
phương thức workshop này yêu cầu phải có người hướng dẫn và những dụng cụ cơ bản để người tham gia thực hành. Số lượng người tham gia một buổi workshop dạng này thường không nhiều để đảm bảo người nào cũng được hướng dẫn chi tiết.
Workshop với mục đích marketing
Những buổi workshop với mục đích marketing thường là những sự kiện lớn, được tổ chức bởi những doanh nghiệp, tổ chức lớn với số lượng người có thể lên tới hàng trăm.
phương thức này đòi hỏi sự chuẩn bị nhiều năm kinh nghiệm, chính vì vậy những doanh nghiệp lớn thường cần sự hỗ trợ từ những đơn vị bên ngoài để việc tổ chức workshop được thuận lợi.
những bước thực hiện một workshop thành công
Một workshop hiệu quả khi xác định trước những yếu tố
- Một nhóm người đại diện cho những bên liên quan
- Một mục tiêu đã được xác định trước
- Xác định được phương thức tương tác
- những sản phẩm công việc đầu ra được xác định
- Và có một người điều phối có kỹ năng dẫn dắt tốt
Một workshop hiệu quả sẽ xúc tiến sự tin tưởng của những bên liên quan, tăng hiểu biết lẫn nhau, giao tiếp mạnh mẽ giữa những bên liên quan, và tạo ra những kết quả đầu ra mang nhiều trị giá.
Một workshop lý tưởng được điều phối bởi một người có rất nhiều kinh nghiệm, có tư tưởng trung lập. Tuy nhiên, một thành viên của đội dự án cũng có thể phục vụ như là một người điều phối.
Một người ghi chép lại những quyết định đạt được và bất kỳ điểm nổi trội. Một chuyên viên tìm hiểu kinh doanh có thể là nhà điều phối hoặc hỗ trợ công việc ghi chép ở những workshop. Trong tình huống nhà tìm hiểu kinh doanh là chuyên gia trong chủ đề (SME) thì họ phục vụ dưới một người tham gia workshop. Cách tiếp cận phải được xem xét thận trọng để tránh gây nhầm lẫn về vai trò của những nhà tìm hiểu kinh doanh.
Chuẩn bị cho workshop
Khi chuẩn bị một workshop thì những business analyst cần chuẩn bị:
- Xác định rõ ràng mục đích của workshop và kết quả đầu ra
- Xác định những bên liên quan cần tham gia
- Xác định người điều phối và người ghi chép
- Tạo ra một chương trình nghị sự – agenda
- Xác định phương thức để ghi lại, nắm bắt kết quả đầu ra
- Lên kế hoạch cho phiên làm việc và mời những đối tượng liên quan tham gia
- Sắp xếp phòng ốc, máy chiếu, trang thiết bị cần thiết khác cho phiên làm việc
- Gởi chương trình nghị sự hoặc những kịch bản (nếu như có) để người tham gia chuẩn bị và tăng năng suất lao động ở meeting
- nếu như thích hợp thì tiến hành phỏng vấn trước workshop với những đối tượng tham gia
Khâu chuẩn bị tốt sẽ tạo điều kiện tối đa cho việc tiến hành workshop thành công. Vì lý do gì đó mà khâu chuẩn bị không làm tốt thì những nhà tìm hiểu kinh doanh sẽ không nhận được kết quả đầu ra như kỳ vọng.
Xác định vai trò những đối tượng tham gia workshop
Để tiến hành một workshop thành công thì cần xác định rõ công việc và trách nhiệm, kết quả đầu ra cho mỗi vai trò. Bạn cần nhớ là một người có thể đóng nhiều vai trò khác nhau trong một workshop:
Nhà tài trợ (Sponsor)
Là người hậu thuẫn cho workshop nhưng có thể không phải là người tham gia phiên làm việc và không chịu trách nhiệm cho kết quả đầu ra.
Chẳng hạn, trong workshop “Fashion Marketing: From Offline to trực tuyến: How Brands Stand Out” được tổ chức bởi FACE vào tháng 11/2017, chúng ta có thể thấy rõ nhà tài trợ (sponsor) cho workshop này là Toong Co-working space.
Khác với những chương trình với nhiều hạng mục tài trợ, quy mô workshop thường khá nhỏ với đối tượng khán giả đặc thù. Chính vì vậy, trong workshop, thường sẽ không có sự phân chia về hạng mục tài trợ.
Người điều phối (Facitilitator)
Người điều phối là người cầm trịch cho workshop, giới thiệu những mục tiêu và chương trình nghị sự của workshop, hướng những thành viên tham gia theo cấu trúc và quy tắc của workshop, giữ những hoạt động bám theo mục tiêu và kết quả kỳ vọng đầu ra, tạo điều kiện cho việc ra quyết định và khắc phục những xung đột (nếu như có), đảm bảo tất cả những thành viên tham gia được thể hiện ý kiến và được lắng tai.
Khác với nhà tài trợ, người điều phối đi theo workshop từ đầu tới cuối. Chính vì vậy, vị trí này đòi hỏi hai điều, đó là khả năng bao quát, khả năng phối hợp với những phòng ban khác, và khả năng khắc phục những tình huống bất thần.
Để điều phối thành công, người điều phối cần phải:
tham khảo từ tiền bối
Không người nào có thể chạy trơn tuột một chương trình từ đầu tới cuối ngay từ đầu cả. Nhưng điều quan trọng đó là bạn cần phải không ngừng nỗ lực và cải thiện khả năng bao quát của mình.
Hãy tìm những người điều phối có thương hiệu, nghe họ chia sẻ về những yếu tố hay kỹ năng cần thiết để điều phối chương trình thành công, những vấn đề họ hay gặp phải trong quá trình làm việc cũng như giải pháp vượt qua khó khăn của họ.
Đừng hối thúc khán giả
Một sai phép của những người điều phối (ngay cả những tiền bối lão làng trong nghề) đó là tự khuấy động không khí khi thấy khán giả quá trầm (nhất là trong phần Q&A – khi khán giả được “nhường mic” để nêu ra thắc mắc, ý kiến, hay đóng góp về chủ đề.
trường hợp này, thay vì giục họ trả lời, bạn hãy thử tóm tắt những vấn đề đã được đề cập tới, nhắc lại thắc mắc hay gợi mở thêm thông tin để khán giả có thêm tư liệu, thêm tự tin để đựng lên tiếng nói mà không khiến họ khó chịu hay bị thúc ép.
Khéo léo đưa ra một cái kết vào đúng thời khắc
Trái ngược với sự lặng im, thỉnh thoảng khán giả quá nhiệt tình tranh luận với diễn giả mà quên mất là đã quá thời gian cho phép. Người điều phối cần nhảy vào thế nào đây cho khéo léo mà vẫn được lòng đôi bên?
trước tiên, hãy nhẹ nhõm gói gọn những nội dung chính đã đề cập trong workshop, bởi đó chính là những gì mà khán giả muốn mang về sau chương trình nhất mà thỉnh thoảng họ lại không nhớ được hết. Sau đó, bạn hãy cảm ơn tất cả khán giả, diễn giả, cũng như ban tổ chức và nhà tài trợ về những đóng góp của họ cho workshop.
Thêm một tí “gia vị” hí hước
Thay vì cứng nhắc hay tỏ ra quá nghiêm trọng, hãy thêm vào một tí hí hước, dí dỏm cho workshop. Sự vui nhộn này sẽ kết nối khán giả với diễn giả, và khiến câu chuyện trở nên tự tin hơn, khán giả linh động hơn khi đưa ra thắc mắc phản biện cho diễn giả, và phản hồi sau workshop cũng tích cực và mang tính xây dựng hơn.
Người ghi chép (Note-taker)
Người ghi chép tài liệu hoá những quyết định được đưa ra theo định dạng đã được xác định trước workshop, theo dõi bất kỳ hạng mục hoặc vấn đề mà chưa hoàn thành trong phiên.
Người giám sát thời gian (Timekeeper)
Người giám sát thời gian có nhiệm vụ đảm bảo những hạng mục trong agenda của workshop hoạt động theo đúng khung giờ và thời gian trong kế hoạch ban đầu.
Dù không xuất hiện trực tiếp trong workshop như người điều phối, vị trí “sau cánh gà” này đòi hỏi sự sát sao và kỷ luật rất chặt chẽ về thời gian, cũng như bao quát workshop dưới góc độ thời gian (so với góc độ về nội dung của người điều phối).
Là một người giám sát thời gian, bạn cần những dụng cụ gì để trợ giúp công việc?
- Một bản tóm tắt nội dung/lộ trình công việc
- Một chiếc bút
- Đồng hồ đếm giờ (hoặc đồng hồ đeo tay)
- Một cuốn sổ ghi chép
Người tham gia (Participant)
Người tham gia, hay khán giả, bao gồm những đối tượng liên quan và những chuyên gia trong ngành nghề thích hợp với chủ đề của workshop. Họ có trách nhiệm cung ứng dữ liệu, thông tin tư nhân, góc nhìn, ý kiến của họ, lắng tai những ý kiến của những thành viên khác, thảo luận những vấn đề mà không thiên vị cho bên nào.
Để đạt được hiệu quả cuối cùng của workshop, bạn hãy đưa ra những tiêu chí cụ thể về nhóm khán giả mục tiêu mà bạn muốn tác động tới. Chúng tôi xin đưa ra một vài gợi ý cho bạn như sau:
- Họ là người nào? Họ là nam hay nữ?
- Họ đang làm nghề gì?
- Họ quan tâm tới vấn đề gì?
- Liệu chủ đề chương trình hướng tới có phải là điều họ quan tâm?
- Cần phải tiếp cận tới họ qua những kênh nào?
- Nội dung truyền thông cho mỗi kênh là gì?
Một khi vẽ ra được chân dung khán giả mục tiêu, bạn có thể lên nội dung tiếp cận nhóm khán giả này và từ đó có kế hoạch truyền thông cho workshop một cách hiệu quả, nhanh gọn.
Tiến hành work shop
Đảm bảo những thành viên tham gia có một sự hiểu biết chung, người điều phối thường khởi đầu bằng việc tuyên bố về mục đích của phiên làm việc và những kết quả kỳ vọng đầu ra.
Với một số người điều phối có thương hiệu thì họ thường khởi đầu workshop bằng câu chuyện ngắn vui nhộn để phá vỡ những rào cản trong giao tiếp và tạo cho mọi người cảm thấy thoả mái làm việc với nhau.
Thiết lập sự đồng thuận trên cơ sở nguyên tắc là một phương pháp hiệu quả để tạo ra một môi trường phiên làm việc có tính hiệp tác ở mức cao.
Bạn có thể tham khảo một vài quy tắc phổ biến sau:
- Tôn trọng những ý kiến của người khác
- Tất cả mọi người kỳ vọng được đóng góp
- Thảo luận cần được giới hạn trong khung thời gian đã được thiết lập
- Thảo luận về vấn đề, chứ không thảo luận về con người
- Một sự đồng thuận với những quyết định được đưa ra
Trong suốt workshop, người điều phối sẽ duy trì sự tập trung bằng cách xác nhận thường xuyên những hoạt động của phiên với mục đích và kết quả đầu ra.
Tổng kết work shop
Sau khi kết thúc, người điều phối tiếp tục làm việc với những hạng mục đã thảo luận, ghi nhận trong workshop, hoàn thành những tài liệu liên quan, phân phối chúng tới người tham gia và những bên liên quan về hạng mục đã được hoàn thành.
Workshop là một kỹ thuật hiệu quả để đạt được sự đồng thuận về cách khắc phục những vấn đề trong khoản thời gian ngắn. Kỹ thuật này cung ứng cho những bên liên quan để tương tác, phối hợp, ra quyết định, và đạt được một sự hiểu biết lẫn nhau.
Kỹ thuật này thường có kinh phí thấp hơn chi phi đi phỏng vấn từng đối tượng liên quan. những phản hồi liên quan tới vấn đề và quyết định sắp như được cung ứng ngay tức thì bởi người tham gia.
Nhưng việc quyết định sử dụng kỹ thuật này cần xem xét lên kế hoạch sao cho tiện dụng nhất cho người tham gia. Sự thành công của workshop phụ thuộc rất nhiều về kinh nghiệm của người điều phối và tri thức của người tham gia.
Lời kết
Trên đây là toàn bộ tri thức về Workshop mà TH Văn Thủy muốn chia sẻ tới độc giả. hy vọng bài viết này đã đem tới cho bạn những tri thức về workshop và những lợi ích mà workshop mang lại. Hãy like và share bài viết này nếu như bạn thấy hay nhé!!!
